K čemu účetní programy pro podnikatele a OSVČ?
Ze sledování zájmů na trhu software vyplývá, že podnikatelé a jiné OSVČ nechtějí žádný komplexní účetní program, ekonomický software, ale jen program na faktury nebo jen sklady nebo jen zakázky… a na ostatní oblasti mají externí účetní. Ale pak sami při používání těchto specifických oblastí požadují související rozšíření, tj. pro faktury, sklady, zakázky mít k dispozici adresář firem, kontaktů na jejich pracovníky, popřípadě jaké položky a za jakých podmínek nabízejí, co se jim kdy prodalo, poskytlo, včetně veškeré dokumentace k těmto případům. Přitom každý z nás má potřebu vědět, kdy a kolik mu kdo má zaplatit vystavené faktury a kdy on sám má kolik a komu zaplatit. Všechny tyto informace mít přehledně kdykoliv dostupné na jednom místě. A najednou vyvstává požadavek na zpočátku odmítanou komplexnost.
K uspokojení tohoto požadavku je na trhu levný ekonomický software AdmWin, který není jen další účetní program. Jde o nástroj pro zpřehlednění vlastní podnikatelské činnosti, vystavování dokladů a urychlení práce s nimi a z nich automaticky vyvozovaných přehledných informací a podkladů pro daňovou povinnost.
Obvykle se začíná vystavováním faktur současně s adresářem firem. Po zjištění, že zapisované texty (řádky faktur) se s různými drobnými obměnami při fakturaci opakují, je vhodné si je někde dopředu nachystat - nastavit. K tomu je zde možnost nastavení jednotlivých řádků textu, skupin řádků textu nebo ceníku prací a služeb. Pak už stačí jen z nachystaného vybírat a nezabývat se vymýšlením jejich formulace nebo dohledáváním ceny v nějakém sazebníku. V případě, že se jedná o materiál nebo zboží, je dobré vědět, od koho, za kolik a kdy byl nakoupen a také kdy byl komu prodán nebo spotřebován (použit na opravu nebo spotřebován jako vstupní surovina nebo zamontován). Založení skladové karty se není zapotřebí nijak obávat. Postačuje zadat její číslo a popisný název. Ostatní údaje jsou k ní následně automaticky doplňovány jen tím, že si tuto skladovou kartu vyberete ze seznamu přímo při záznamu dokladu o nákupu (faktury, paragonu, dodacího listu) a záznamu dokladu o prodeji (fakturou, prodejkou, zakázkou) nebo i spotřebě na zakázku. Tytéž seznamy skladových karet se využijí dále při záznamu objednávek zákazníků - např. z vlastního e-shopu nebo zakázek na opravu, stavbu, instalace. Ze všech těchto požadavků je okamžitý přehled kolik čeho je požadováno v porovnání co je skladem a co nutno doobjednat, popřípadě si nechat automaticky vystavit objednávky na dodavatele nebo potenciální dodavatele oslovit poptávkou. Objednávání z kdykoliv dostupného vyhodnocení, které zboží dochází, které je nejvíce prodáváno, na kterém je dobrý hrubý zisk je vhodnější a rychlejší, než s blokem v ruce obíhat regály a pak znovu pracně přepisovat s rizikem překlepů a jiných omylů do nějakého objednávkového formuláře. Příjem na sklad dle evidované objednávky se stane již jen kontrolou dodaného, místo nějakých dalších zápisů o příjmu. Ze všech těchto dat je neustálý aktuální přehled, co je splněné jak ze strany dodavatelů, tak vůči zákazníkům, co chybí, co je zapotřebí ještě splnit, od momentu objednávky přes dodání a fakturaci až po jejich zaplacení. Přehledy o efektivnosti celku, jednotlivých akcí nebo jen konkrétních dokladů nám dávají možnost upravit své zaměření, čemu se věnovat více a čemu méně. Ne až na konci roku, po převzetí vyhodnocení od účetní, se jen divit.
Pokud se pro úplnost zaznamenají vedle úhrad faktur i ostatní příjmy a výdaje včetně DPH, je vedle celkové ziskovosti ihned známo, jaká je odvodová povinnost nebo vratka DPH a současně v daňové evidenci i výpočet daně z příjmu a přehledy pro zdravotní a sociální pojištění, bez provádění nějakých účetních uzávěrek.
Na konci roku tyto doklady a jejich soupisy je možno předat účetní nebo daňovému poradci ke kontrole, sestavení a podání přiznání k dani z příjmu. Anebo si doplnit případné odpisy, rozpouštění leasingu apod. sami a v předběžném výpočtu daně z příjmu zohlednit využitelné odpočty a slevy na dani a modelovat si jejich dopad na vlastní daňovou povinnost a zákonné pojištění OSVČ a pak až předat účetní či daňovému poradci, popřípadě si přiznání a přehledy vytisknout nebo elektronicky podat sami.
U účetnictví (podvojného účetnictví) postačuje vědět, že každému jevu při podnikání je přiděleno nějaké číslo (účet účetní osnovy) a to si vybrat z jejich seznamu dle popisného textu. Zásady podvojnosti si už potom program hlídá sám, stejně tak sestavení konečné výsledovky a rozvahy.
Navíc je možné pro firmy, kde stále probíhá jedna totožná činnost, nastavit v AdmWin automatické účtování dokladů bez účasti obsluhy. Účetní zůstanou zbývající doklady, které nejsou předmětem běžné činnosti firmy.
Z uvedeného vyplývá, že i když se zpočátku může zdát, že je uvedený účetní program AdmWin složitý, není třeba se obávat. Je dost navádějící, intuitivní. Velká provázanost mezi jeho jednotlivými evidencemi Vám nejen administrativní činnost urychlí a přinese hodně informací, ale i v celkovém provozu firmy ušetří velmi mnoho času, zabrání chybám vznikajícím z přepisů odněkud někam, sníží objem toho, co podnikatel musí nosit v hlavě.
Představený účetní program AdmWin se navíc vyznačuje velkou výbavou pro zpracování zakázek už ve svém standardním provedení. Tím je kromě klasických oborů, jako obchod (velko i maloobchod) a vedení účetnictví, využíván i většími firmami v oboru stavebnictví, instalačních prací, služeb a opravnami všeho druhu. Často je využívána speciální nadstavba pro autoservisy - s údaji o vozidle, jeho stavu v čase, prováděných údržbách a opravách, evidencí uskladněných pneumatik… Tyto firmy využívají hlavně oblast kolem zpracování zakázek, skladů a fakturace.
Více informací na účetní program, zápis firmy naleznete i na účetní program.