Software pro podnikatele – izolovaná řešení nebo komplexní systém?

Dosti často od drobných podnikatelů i středních firem v diskuzích na internetu zaznívá, že požadují jen úzce specifický program. Nejčastěji program na faktury, program na sklady, program na objednávky…a nic jiného je nezajímá – vše ostatní je problém účetní a o to se oni nestarají.

Ale i podnikatelé a ostatní OSVČ by měli mít alespoň základní rámcovou znalost účetní a daňové problematiky, nejen k vyhnutí se špatným zpracováním vlastních prvotních dokladů a smlouvám, kterými účetním zamotají hlavu a tak si zvýší náklady na ně a případný efekt může být nehodnocen, ale jde i možnost včasné daňové optimalizace.

Při tom na trhu existuje levný ekonomický software AdmWin, který není jen jakýsi další tak zvaný účetní program, ale především je mohutným nástrojem pro zpřehlednění vlastní podnikatelské činnosti a vystavování dokladů a urychlení práce s nimi.

Např. lze začít tím nejžádanějším, jen prostým vystavováním faktur. K tomu podnikatel za chvíli zjistí, že zapisované texty (řádky faktury) se mu opakují a je vhodné si je někde nachystat – nastavit. Lze formou jednotlivých řádků textu, skupin řádků textu nebo ceníku prací a služeb. Pak stačí jen vybírat ze seznamu a už nemusí nad jejich formulací a popř. cenou přemýšlet a někde dohledávat.  A pokud se jedná o zboží nebo materiál, pak je vhodné vědět, od koho, za kolik a kdy byl nakoupen a kdy byl komu prodán nebo spotřebován (zamontován – použit na opravu). K tomu postačuje si jen založit skladovou kartu s označením a názvem – ostatní údaje jsou k ní pak automaticky doplněny jen tím, že si tuto skl.kartu jednoduše vybere z jejich seznamu při záznamu dokladu o nákupu (faktury, dodacího listu, paragonu) a záznamu dokladu o prodeji (fakturou, zakázkou, prodejkou) nebo spotřebě na zakázku. Tyto skl.karty současně využije při záznamu objednávek zákazníků – jak např. z vlastního e-shopu nebo zakázek na opravu, stavbu, instalace – kolik čeho je požadováno s okamžitým vyhodnocením, co je skladem a co je zapotřebí doobjednat – to se automaticky uplatní při vystavení objednávky na dodavatele – co a v jakém množství, které není skladem, pro pokrytí požadavků zákazníků se na objednávku doplní stiskem tlačítka… K prodeji potřebujete objednávat zboží, které dochází, dostává se do podlimitu, je víc prodávané apod. Vystavení objednávky a příjem na sklad je v uvedeném prog.systému jednoduchou a rychlou záležitostí - několika násobně rychlejší a spolehlivější, než někde s blokem obíhat regály a pak přepisovat do excelu nebo wordu pro vystavení objednávky….Pokud již existuje objednávka na skladové položky, pak není nic jednoduššího, než dle ní při záznamu přijatého dokladu provést současně příjem na sklad – a mít tak k dispozici stálé vyhodnocení toho, co dodavatel splnil a co ne.

Tím, že si zapisuje jednotlivé doklady včetně záznamů DPH, se automaticky průběžně vytváří přiznání k DPH – v každém okamžiku podnikatel ví, jaká je jeho odvodová povinnost nebo jakou může očekávat vratku.  Po ukončení období stačí jen přiznání  podat na FÚ (vytisknout a zanést nebo odeslat elektronicky přes portál daňové správy nebo datovou schránku).

Pokud má už podnikatel evidovány vydané i přijaté faktury, tak by rád věděl v jakých horizontech může očekávat úhradu – příjem peněz a kdy má kolik zaplatit, aby si mohl plánovat výdaje a zda je pro něj vlastní činnost efektivní.

Platba faktury se zaznamená v případě daňové evidence jen datem platby (částka se doplní z faktury) a snad každý rozezná, zda peníze přijal nebo vydal a výběrem ze seznamu možností za co. Tím vlastně určí, co je daňové a co ne. Stejně tak jednoduše zapíše i ostatní příjmy a výdaje peněz, které nejsou úhradou žádné faktury. Tím vlastně vede základ - daňovou evidenci.  Z ní má okamžitě průběžně k dispozici přehledy o vlastní efektivnosti a také obvyklé výkazy výsledovky a rozvahy, předběžný výpočet daně z příjmu a zákonného pojištění OSVČ.

Uvedené doklady a jejich soupisy pak stačí na konci roku předat účetní nebo daňovému poradci ke kontrole, sestavení a podání přiznání k dani z příjmu. Nebo si v předběžném výpočtu daně z příjmu doplnit využitelné odpočty a slevy na dani a modelovat si jejich dopad na vlastní daňovou povinnost a zákonné pojištění OSVČ – např. zda uplatnit slevu na dani na manželku bez příjmů nebo na ni rozdělit příjmy a výdaje jako na spolupracující osobu….zda je výhodnější uplatnit výdaje procentem z příjmů než skutečné náklady… a pak teprve předat účetní či daňovému poradci, popřípadě si přiznání sestavit sami.

U účetnictví (podvojného) už jsou zapotřebí jisté znalosti, ale vcelku jednoduché, tj. že každému jevu při podnikání je přiřazeno nějaké číslo (účet účetní osnovy) a stačí si ze seznamu vybrat podle textu popisujícího daný jev příslušný řádek a tím se přiřadí tomuto jevu příslušný účet. Zásady podvojnosti si pak už program pohlídá sám, stejně tak sestavení konečné výsledovky a rozvahy jsou záležitostí programu.
Navíc lze pro firmy, kde probíhá stále jedna a tatáž činnost, nastavit v AdmWin účtování dokladů automatické na pozadí, aniž by o tom obsluha věděla, že jsou souvztažně prováděny i účetní záznamy. A účetní pak jen zaúčtuje zbývající doklady, které nejsou předmětem běžné činnosti firmy

Z uvedeného vyplývá, že byť se zpočátku zdá být uvedený ekonomický software AdmWin složitým, není se čeho obávat. Je dosti navádějící, intuitivní. Hluboká provázanost mezi jeho jednotlivými evidencemi nám nejen administrativní činnost urychlí a přinese mnoho informací, ale i v celkovém provozu firmy ušetří spoustu času, zamezí chybám vznikajícím z přepisů odněkud někam, sníží objem toho, na co má jiného člověk myslet, co zajistit, ale také pomocí různých přehledů a analýz prodejnosti a efektivnosti jednotlivých akcí – zakázek nám pomůže určit, čemu se více věnovat, co potlačit, co více nakupovat, co méně, a od koho.

Prezentovaný ekonomický systém AdmWin se navíc vyznačuje bohatou výbavou pro zpracování zakázek již ve svém standardním provedení. Tím je vedle klasických oborů, jako obchod (velko i maloobchod) a vedení účetnictví, hojně využívám i většími firmami v oboru stavebnictví, instalačních prací, služeb, opravnami všeho druhu. Pro autoservisy je k dispozici speciální nástavba s údaji o vozidle, jeho stavu v čase, prováděných údržbách a opravách, evidencí uskladněných pneumatik…Přičemž tyto firmy využívají především mohutnou oblast kolem zpracování zakázek, skladů a fakturace. A ke své vlastní škodě si účetnictví nechávají vést jinou firmou.

Více informací na účetní program, zápis firmy naleznete i na účetní program.